Dématérialisation RH, Compte d’Activité Professionnel des Salariés, vers quelles solutions pouvons-nous vous orienter ?

22 février 2020 0 Par w.varoux
Dématérialisation RH, Compte d’Activité Professionnel des Salariés, vers quelles solutions pouvons-nous vous orienter ?

En toute franchise, il existe parfois un monde entre ce que l’on peut vendre comme étant  facile et compréhensible à mettre en place dans une entreprise et la dure réalité du terrain. 

Les solutions proposées sur le marché sont, à ce qu’on en dise, le meilleur des investissements à faire en ce moment. On se pose ainsi la question de la stupidité à ne pas l’avoir deja fait.

L’analyse de factures ou pièces comptables, si elle est évidente à expliquer et à comprendre, reste pour autant complexe. 

Les interactions avec les applications « métier », le choix du plan comptable, le choix de type de pièces, l’interprétation des lignes d’articles, le rapprochement bancaire, le rapprochement devis/factures/stock, etc. rendent difficile sa mise en place et sème le doute sur son efficacité.

Nous croyons que c’est dans le partenariat gagnant-gagnant avec les éditeurs d’applications comptables et financières  que les solutions seront les plus efficaces.

En attendant on veut tous gagner du temps et arrêter de perdre du temps avec des tâches energivores.

La loi évolue et encourage la transition numérique.

En 2000 le Code Civil reconnaît l’écrit électronique en preuve au même titre que son équivalent papier (article 1316-1 du Code Civil). Deux obligations s’imposent à ce format, l’émetteur devant être identifié et l’intégrité du document garantie.
Entré en vigueur en juillet 2016, le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), unifie les réglementations des 28 pays membres de l’Union Européenne sur les questions de signature électronique, d’horodatage, d’identification et de conservation des documents. Il constitue une base commune pour sécuriser les échanges entre les citoyens, les entreprises et les administrations et les encourage à faire évoluer leurs pratiques vers des solutions dématérialisées.

3 outils de dématérialisation nous paraissent évidents à implémenter de suite et sans avoir à attendre demain :

  • La dématérialisation des processus RH complets
  • Le Coffre-fort Sécurisé des Salariés 
  • La signature des Contrats

Il s’agit d’un écosystème très lié, avec le quel vous ne pourrez pas rater votre transition numérique.

La digitalisation transforme la façon de travailler des Ressources Humaines, et c’est une bonne nouvelle ! 

Des gains de productivité très intéressants se créent à la suite de l’optimisation des processus RH. 

En effet, en supprimant les tâches administratives et manuelles, les solutions numériques dégagent du temps aux équipes RH pour se concentrer sur leur cœur de métier et des missions plus stratégiques : recrutement, gestion des carrières, etc. 

C’est bénéfique pour le développement de l’entreprise et l’accompagnement des collaborateurs, mais aussi pour l’équipe RH dont le rôle est valorisé. 

Enfin, du côté des coûts de fonctionnement, elle permet de réaliser des économies par rapport aux processus papier (impressions et affranchissement). 

L’utilisation de logiciels SaaS dont le prix est connu à l’avance laisse le service RH maître de son budget en toute transparence

58% des français sont favorables à la mise en place du bulletin de paie dématérialisé dans leur entreprise, alors que 80% des salariés le reçoivent au format papier*. 

Même si les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) ne représentent que 3,8% (avec les PME) des entreprises en France, elles emploient toutefois plus de la moitié de la part des salariés (53%).

C’est donc ce plus grand nombre qui est d’avantage ciblé.

Le coffre-fort numérique Salarié est un avantage indéniable pour le reste de la vie du collaborateur.

Si votre entreprise utilise nos solutions votre salarié bénéficiera d’un archivage sécurisé de ses documents.

Ses documents professionnels sont automatiquement déposés dans son espace de stockage électronique sécurisé. 

Il est  notifié par mail de l’arrivée dun nouveau document.

Tous ses documents sont archivés à la Caisse des Dépôts, chez CDC Arkhinéo, dans des conditions conformes à la norme NF Z42-013.

Son espace de stockage électronique sécurisé et ses documents restent accessibles à vie même si le salarié quitte l’entreprise.

Quand à la signature électronique, elle permettra aux commerciaux ou aux RH de faire signer des contrats plus rapidement et de récupérer des pièces justificatives dans le même temps. 

Les Contrats de Mandats, de vente, de partenariat, ne nécessiteront plus de déplacements chronophages.

Plutôt que de l’envoyer par mail, le document à signer sera envoyé via la plateforme de signature ou directement depuis l’application métier.

Le signataire recevra un code par sms lui permettant de s’identifier et d’appliquer un tampon horodaté. 

L’application permet de suivre en temps réel l’évolution de la signature des différents contrats envoyés et ainsi de relancer les signataires en cas de besoin.

La dématérialisation efficace existe, elle est facile à mettre en place, elle est garante d’économie financière et écologique. Elle est surtout incontournable.

Si vous avez des Projets sir l’un de ces thèmes, nous pouvons bous aider, comme dans bien d’autres domaines de votre futur numérique.

Contactez-nous, tout simplement.