Pourquoi Scanner vers un email ou un dossier n’est plus suffisant?

16 février 2020 0 Par w.varoux
Pourquoi Scanner vers un email ou un dossier n’est plus suffisant?

Plus de vingt ans nous séparent des premiers copieurs multifonctions et pourtant vous continuez à les utiliser de la même façon en ce qui concerne la numérisation de vos documents papiers.


Selon les cas, vous préférez scanner vers votre boite email ou vers un dossier partagé habituellement appelé « Scan ».

Quelque soit votre choix, les documents s’appellent tous DOC1, DOC2, etc.

Plusieurs problèmes à cette technologie d’un autre âge :

  • les fichiers n’ont pas de nom précis permettant de les identifier à postériori 
  • Les fichiers sont rarement voir jamais supprimés de votre boite mail
  • Ils ne sont pas dans le bon sens de lecture
  • Ils ont encore les pages blanches du mode recto verso, les trous de classeurs ou d’agrafes.
  • Tout le monde à accès à votre dossier de scan.
  • Il faut créer ou supprimer la boite mail ou le dossier sur chaque périphérique à chaque arrivée ou depart d’un collaborateur.
  • Les formats, l’OCR, les taux de compression sont peu paramètrables

Rares sont les utilisateurs demandant de passer à un outil bien plus élaboré.

Pourtant il existe des solutions simples et efficaces à mettre en place.


Comment peut on passer d’une contrainte au confort de scanner tous ces documents ?

Avec notre Solution DRIVVE IMAGE vous pouvez créer de multiples scénarios pour que chacun puisse avoir des outils différents au sein d’une même entreprise.

Mettons de côté la numérisation email qui est peu appropriée, de surcroît sans traçabilités, vu le nombre croissant de scans effectués quotidiennement.

La solution que nous vous proposons est de Scanner Classer à la volée dans votre plan de classement et d’effectuer à votre place le maximum de tâches automatiquement.

Vous avez des dossiers partagés individuels, avec des paramètres de sécurité et de confidentialité, DRIVVE IMAGE est un MiddleWare pouvant fonctionner avec un compte de service et donner le droit au copieur multifonctions y déposer des fichiers sans que l’utilisateur n’y soit autorisé à partir de son poste. Je pense que vous comprenez immédiatement l’intérêt d’un tel outil.

Si ce dossier n’est pas individuel mais un plan de classement avec par exemple vos dossiers Clients, des sous dossiers d’affaires, de correspondance, dossiers RH, partenaires ou fournisseurs, vous pouvez, lors de la numérisation, accéder à cette arborescence directement à partir de l’interface du multifonctions.

La navigation peut se faire en suivant les déclinaisons de dossiers, sous dossiers, ou via un moteur de recherche si vos dossiers sont nombreux.

Une fois votre choix fait, votre fichier sera directement déposé sans avoir besoin d’y revenir.

Vous n’êtes pas fan de longues sessions de numérisation devant le copieur du couloir, vous pouvez post traiter vos documents via l’interface Drivve Desktop Client.



Comment améliorer encore plus cette nouvelle expérience en matière de numérisation ?

DRIVVE IMAGE est un middleware, c’est à dire qu’il effectue des tâches automatiques entre la capture et le dépôt telles que :

  • Rotation automatique dans le sens de lecture
  • Détection du mode couleur/noir&blanc du document
  • Convention de nomage
  • Extraction d’une zone de texte
  • Reconnaissance de code à barre, de QRCODE, etc.
  • Dépôt dans le Cloud
  • Etc.

L’interaction avec les tables de bases de données, divers GED comme SharePoint, Docushare est envisageable.

Pour la DSI soucieuse de se mettreen conformité avec la PSSI, DRIVVE IMAGE propose une intégration SSO (Single Sogn On) avec des solutions de Badges comme PaperCut.

Tout y est pour faire de la numérisation un outil agréable, sécurisé et efficace.


Vous n’osez pas changer vos habitudes, contactez-nous pour assister à  une démonstration ou une période d’essai.